Manual de uso e instalación Olimpia sign

1. Introducción

Este documento ha sido creado para acompañarte en el uso, descarga, instalación y desinstalación del programa Olimpia Sign, ofreciéndote una guía clara y sencilla en cada paso del proceso.

1.1. Propósito

Preparamos este manual pensando en facilitarte el uso de Olimpia Sign y que cuentes con una guía clara para aprovechar al máximo todas las funcionalidades de la aplicación.

1.2. Público destinatario

Este manual está pensado para quienes han adquirido un certificado de Token Físico y desean garantizar la integridad de sus documentos firmados.

2. Prerrequisitos

• Token adquirido con Olimpia.
• Tener el dispositivo Token Físico conectado y en funcionamiento en el equipo donde se encuentra instalado la aplicación Firmador Olimpia Sign.
• Sistema operativo Windows 10 o posterior.
• Permisos de administrador sobre la máquina.
• Equipo con puertos USB.

3. Descarga Olimpia Sign

Para instalar Olimpia Sign, solo abre tu navegador favorito y visita la siguiente URL: Entidad de Certificación Digital (olimpiait.com) Allí encontrarás un formulario con la opción para descargar “Olimpia Sign”.

1. Para instalar la aplicación, haz doble clic sobre el archivo que descargaste y, en la ventana que aparece, selecciona “Siguiente” para continuar con el proceso.
   
2. Posteriormente, debes indicar la ruta donde se almacenará la aplicación Olimpia Sign oprimiendo el botón de “Examinar”.
   
   NOTA: Te sugerimos dejar la ruta por defecto que se presenta en la unidad C.
3. Selecciona la opción “Para todos los usuarios” y oprime nuevamente el botón de “Siguiente”:
   
4. Inmediatamente se visualiza un mensaje indicando que se debe confirmar la instalación oprimiendo nuevamente sobre el botón “Siguiente”.
   
5. Emerge brevemente una nueva ventana indicando el estado de la instalación. Por último, oprime sobre el botón “Cerrar” para terminar con la instalación.
   
6. En el escritorio se presenta un acceso directo a Olimpia Sign; lo que indica que la aplicación está lista para su uso.

5. Ingreso a la aplicación Olimpia Sign

Cuando la instalación de Olimpia Sign haya finalizado, haz doble clic en el icono que encontrarás en tu escritorio y selecciona la opción “Token Físico” para comenzar a utilizar la aplicación.

Se presenta la ventana principal de la aplicación con las siguientes opciones:

• Firmar Documentos.
• Validar Firma.
• Contenido Token.

6. Desinstalación

1. Para desinstalar Olimpia Sign, solo haz clic en el instalador “OlimpiaSign.exe”. Se abrirá una ventana donde, por defecto, verás la opción “Reparar OlimpiaSign”; selecciona “Quitar OlimpiaSign” para continuar.
   
2. Oprime el botón de “Finalizar”.
3. Inmediatamente se presentará una barra indicando el avance en el proceso de desinstalación.
4. NOTA: Se puede presentar una venta adicional indicando que la aplicación se está usando; Oprime sobre el botón de “Continuar” para reanudar la desinstalación.
   
5. Para finalizar se debe oprimir sobre el botón de “Cerrar”.
   

7. Notificación confirmación recibido – clave

Cuando tu certificado haya sido generado y el operador de Olimpia haya enviado el token al domicilio indicado en tu solicitud, recibirás un correo con la siguiente información:

Oprime el link “Configurar Certificado”, el cual va a redirigir a la pagina de Mi Certificado donde se presenta la información básica del certificado; adicional se visualiza una clave ramdomica de 8 dígitos.

 Nota: Almacena la clave generada para poder realizar el cambio de clave.

8. Uso del aplicativo token físico

Para firmar archivos y/o documentos con el token físico es necesario abrir el aplicativo Olimpia Sign y seleccionar la opción “Token Físico”

8.1. Tiempo de sesión

El aplicativo Olimpia Sign tiene un tiempo de vencimiento de sesión de 1 hora. Al cumplirse este tiempo el sistema genera un mensaje informativo y cerrará la sesión.

1. Para firmar documentos con formato PDF, debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”. Allí se mostrará un módulo en el cual debes dar clic en el botón “Cargar Documento” para seleccionar el documento a firmar.
   
2. Selecciona el o los documentos PDF que deseas firmar y haz clic en “Abrir” para continuar.
   
3. Al seleccionar el o los documentos se listarán en la pantalla. Para poder firmarlo debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”.
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará la firma de los documentos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiará a “Firmado”.
   
5. Para validar la firma de los documentos es necesario ir a la ruta donde se encuentran guardados. Allí se visualizará un documento con el nombre original del documento más un texto “.Firmado”, el cual identificará el documento que se acaba de firmar.
   
6. Al abrir el documento se puede visualizar el panel de firmas donde quedará la firma del documento.
   
7. Adicionalmente el documento tendrá un sello de firma en el documento.
   

8.2.2. Firmar documentos en formato XML

1. Para firmar documentos con formato XML, debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”. Allí se mostrará un módulo en el cual debes dar clic en el botón “Cargar Documento” para seleccionar el documento a firmar.
   
2. Se deben seleccionar el o los documentos con formato XML a firmar y finalizar con el botón “Abrir”.
   
3. Al seleccionar el o los documentos se listará en la pantalla. Para poder firmarlo debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”.
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará la firma de los documentos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiará a “Firmado”.
   
5. Para validar la firma de los documentos es necesario ir a la ruta donde se encuentran guardados. Allí se visualizará un documento con el nombre original del documento más un texto “.Firmado”, el cual identificará el documento que se acaba de firmar.
   
6. Al abrir el archivo puedes visualizar el panel de firmas donde quedará la firma del documento.
   

8.2.3. Firmar archivos en formato distinto a XML y PDF

1. Para firmar archivos con formato distinto a XML y PDF, debes dar clic en el botón "Firmar Documentos". Allí se mostrará un módulo en el cual debes dar clic en el botón "Cargar Documento" para seleccionar el archivo a firmar.
   
2. Selecciona el o los archivos con formatos distintos a XML y PDF a firmar y finalizar con el botón "Abrir"
   
3. Al seleccionar el o los archivos se listaran en la pantalla. Para poder firmar se debe dar clic en el botón "Firmar Documentos"
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará la firma de los archivos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiara a "Firmando"
   
5. El archivo firmado quedara ubicado en la ruta donde se encuentran guardado. Allí se visualizara un archivo con el nombre original del archivo mas un formato ".P7Z", el cual identificara el archivo que se acaba de firmar. 
   

8.3 Validar firma 

8.3.1. Validar firma De Archivos .P7Z

1. Para validar la firma del archivo con formato .p7z es necesario dar clic en el módulo “Validar Firma” y a continuación da clic en el botón “Cargar Documento”.
   
2. Seleccionar el o los archivos firmados con formato .p7z y finaliza con el botón “Abrir”.
   
3. Cuando el archivo está cargado en el sistema debes dar clic en “Validar Firmas”.
   
4. El aplicativo mostrará la firma del archivo y su estado.
   

8.3.2. Ver Certificado De Firma De Archivo .P7Z

1. Para validar el certificado con el cual se firmó el archivo .p7z debes validar la firma y dar clic en el botón “Abrir Certificado”.
   
2. Se abrirá el certificado junto con sus propiedades.
   

8.3.3. Ver Contenido De Un Archivo .P7Z

1. Para validar el contenido de un archivo .p7z debes validar la firma del archivo y dar clic en el botón “Ver Contenido”.
   
2. Selecciona la ruta donde se quiere guardar el archivo y da clic en “Guardar”.
   
3. Para finalizar debes acceder a la ruta escogida y dar doble clic sobre el archivo para visualizarlo.
   

8.4. Contenido del token

Para visualizar el contenido del token físico debes dar clic en el módulo “Contenido del Token”.

Allí se visualizará la información del certificado que contiene el token físico:

9. Uso del aplicativo token virtual

Para firmar archivos y/o documentos con el token virtual es necesario abrir el aplicativo Olimpia Sign y seleccionar la opción “Token Virtual”.

9.1. Iniciar sesión

1. Para poder firmar documentos con el token virtual es necesario digitar la identificación con la cual se solicitó el certificado de Token Virtual.
   
2. El sistema desplegará un listado con los certificados asociados a esa identificación.
   
3. Debes seleccionar el certificado deseado, digitar la contraseña que se envía al correo del solicitante y dar clic en Iniciar sesión.
   
4. Al validar los datos de acceso, el sistema enviará un código OTP al teléfono y correo electrónico registrado a este certificado.
   
   
5. Al iniciar la sesión se presenta la pantalla inicial del aplicativo Olimpia Sign.
   

9.2. Tiempo de sesión

El aplicativo Olimpia Sign tiene un tiempo de vencimiento de sesión de 1 hora. Al cumplirse este tiempo el sistema genera un mensaje informativo y cerrará la sesión.

1. Para firmar documentos con formato PDF, debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”. Allí se mostrará un módulo en el cual debes dar clic en el botón “Cargar Documento” para seleccionar el documento a firmar.
   
2. Selecciona el o los documentos con formato PDF a firmar y finalizar con el botón “Abrir”.
3. Al seleccionar el o los documentos se listarán en la pantalla. Para poder firmarlo debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”.
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará la firma de los documentos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiará a “Firmado”.
   
5. Para validar la firma de los documentos es necesario ir a la ruta donde se encuentran guardados. Allí se visualizará un documento con el nombre original del documento más un texto “.Firmado”, el cual identificará el documento que se acaba de firmar.
   
6. Al abrir el documento se puede visualizar el panel de firmas donde quedara la firma del documento.
   
7. Adicionalmente el documento tendrá un sello de firma en el documento.
   

9.3.2. Firmar documentos en formato XML

1. Para firmar documentos con formato XML, debes dar clic en el botón "Firmar Documentos": Allí se mostrará un modulo en el cual debes dar clic en el botón "Cargar Documento" para seleccionar el documento a firmar. 
   
2. Selecciona el o los documentos con formato XML a firmar y finalizar con el botón "Abrir"
   
3. Al seleccionar el o los documentos se listara en la pantalla para poder firmarlo, debes dar clic en el botón "Firmar Documentos" 
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará con la firma de los documentos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiará a "Firmado"
   
5. Para validar la firma de los documentos es necesario ir a la ruta donde se encuentran guardados. Allí se visualizará un documento con el nombre original del documento más un texto "Firmado", el cual identificara el documento que se acaba de firmar.
   
6. Al abrir el archivo se pueden visualizar el panel de firmar donde quedará la firma del documento. 
   

9.3.3. Firmar archivos en formato distinto a XML y PDF

1. Para firmar archivos con formato distinto a XML y PDF, debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”. Allí se mostrará un módulo en el cual se debe dar clic en el botón “Cargar Documento” para seleccionar el archivo a firmar.
   
2. Selecciona el o los archivos con formatos distintos a XML y PDF a firmar y finalizar con el botón “Abrir”.
   
3. Al seleccionar el o los archivos se listará en la pantalla. Para poder firmar debes dar clic en el botón “Firmar Documentos”.
   
4. El aplicativo Olimpia Sign iniciará la firma de los archivos seleccionados y al finalizar mostrará una ventana de confirmación y el estado de los documentos cambiará a “Firmado”.
   
5. El archivo firmado quedará ubicado en la ruta donde se encuentran guardado. Allí se visualizará un archivo con el nombre original del archivo más un formato “.p7z”, el cual identificará el archivo que se acaba de firmar.

9.4. Validar firma

9.4.1. Validar firma de archivos .P7Z

1. Para validar la firma del archivo con formato .p7z es necesario dar clic en el módulo “Validar Firma” y a continuación clic en el botón “Cargar Documento”.
   
2. Selecciona el o los archivos firmados con formato .p7z y finalizar con el botón “Abrir”.
3. Cuando el archivo está cargado en el sistema se debe dar clic en “Validar Firmas”.
   
4. El aplicativo mostrará la firma del archivo y su estado.
   

9.4.2. Ver certificado de firma de archivo .P7Z

1. Para validar el certificado con el cual se firmó el archivo .p7z debes validar la firma y dar clic en el botón “Abrir Certificado”.
   
2. Se abrirá el certificado junto con sus propiedades.
   

9.4.3. Ver contenido de un archivo .P7Z

1. Para validar el contenido de un archivo .p7z debes validar la firma del archivo y dar clic en el botón “Ver Contenido”.
   
2. Selecciona la ruta donde se quiere guardar el archivo y da clic en “Guardar”.
   
3. Para finalizar debes acceder a la ruta escogida y dar doble clic sobre el archivo para visualizarlo:
   

9.5. Contenido del token

Para visualizar el contenido del token físico se debe dar clic en el módulo “Contenido del Token”.

Allí se visualizará la información del certificado que contiene el token físico

10. Solicitudes masivas

A través de este módulo puedes solicitar fácilmente grandes volúmenes de certificados, de todos los tipos, de manera ágil y centralizada para tus necesidades empresariales.

Al dar clic se presenta una pantalla para seleccionar distintas características del certificado a solicitar.

10.1. Creación de solicitudes

1. Para crear una solicitud debes seguir los pasos indicados: Primero debes seleccionar el tipo de certificado. 
   
   
   A continuación debes seleccionar el formato de entrega del certificado.
   
2. Digita un código de convenio, el cual debe haberse tramitado previamente con Olimpia. Dicho código debe existir, estar vigente y debe tener habilitado el tipo de certificado y formato de entra seleccionado. 
   
   
   Por último debes seleccionar la vigencia del certificado.
   
   
   NOTA. Para el formato de entrega “Firma Centralizada” debes seleccionar “Vigencia” y “Cantidad de Firmas”.
   
3. Cuando completes este paso, el sistema activará la opción para descargar la plantilla de solicitudes. Solo debes diligenciar la información de cada persona (hasta 50 por vez) a quienes se les generará un nuevo certificado.
   
4. Debes dar clic en el botón "Descargar Plantilla", la cual es descargada y abierta de forma inmediata para su modificación. Esta plantilla cambia de acuerdo con el tipo de persona y formato de entrega seleccionado. 
   
5. Los datos registrados en el archivo Excel deben respetar los tipos de datos solicitados (números, letras, caracteres especiales) y deben enviarse en su totalidad. Si se presentan errores en el formato el sistema no registrará la solicitud y se deberá corregir la información registrada. 
   
   
   Ten en cuenta que los campos de Departamento y Ciudad deben diligenciarse usando el código correspondiente, no con letras. Al final de este manual encontrarás un documento con el listado de códigos necesarios para completar el archivo Excel correctamente.
6. Al finalizar el diligenciamiento del formato Excel, se debe volver al aplicativo Olimpia Sign y dar clic en el botón "Cargar Plantilla" presente en tercer paso.
   
   Debes seleccionar el archivo Excel diligenciado y dar clic en “Abrir”.
7. El sistema iniciará la carga del archivo y procesará la información diligenciada
8. Al finalizar el procesamiento el sistema indicara que la carga finalizo con éxito. Se debe dar clic en "Continuar" para seguir con el proceso. 
   

10.2. Cargue de documentos

1. Para continuar con el proceso es necesario cargar los documentos correspondientes a cada usuario. La forma de hacerlo es dando clic en el botón “Descargar modelo .zip”.
   
   
   Se descargará un archivo de formato .zip, el cual contiene una o varias carpetas nombradas con los números de documento de los usuarios registrados en el formato Excel.
   
   
2. Dentro de cada carpeta se encuentran otras carpetas con el nombre de los documentos a cargar, ejemplo “Fotocopia RUT”.
   
   
   Se debe acceder a cada una de las carpetas y cargar el archivo correspondiente con formato .PDF. El peso máximo de cada archivo debe ser 10Mb.
   
3. Al finalizar el cargue de todos los archivos necesarios, debes subir el archivo .zip dando clic en el botón “Cargar Archivo .zip”.
   
   
   NOTA. Si falta algún archivo o si tiene un peso superior a 10MB el sistema generará una alerta y será necesario revisar el archivo adjunto para corregirlo.
4. Debes seleccionar el archivo .zip y dar clic en “Abrir”.
   
   
   Si el archivo cargado no presenta ninguna novedad, el sistema lo procesará y generará un mensaje indicando que la carga finalizo con éxito. Se debe dar clic en “Continuar”
   
5. Finalmente debes dar clic en “Finalizar” para enviar la solicitud y esperar la respuesta por parte del equipo de Mi Certificado para la aprobación de los certificados solicitados.
   

11. Control de cambios

12. Propiedad de Olimpia

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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