1. Introducción
Este documento ha sido diseñado para guiarte en el uso adecuado de la plataforma móvil, facilitando la comprensión de cada una de sus funcionalidades. Aquí encontrarás instrucciones detalladas para la instalación, configuración, uso de las herramientas y solución de posibles inconvenientes. Nuestro objetivo es brindarte una experiencia eficiente, segura y práctica en la gestión de tus trámites y servicios digitales.
2. Propósito
Este documento te ayudará a conocer el proceso de instalación y uso del Software Notaría para el proyecto de notarías en dispositivos móviles.
3. Público destinatario
Este manual está pensado para acompañar tanto al equipo de soporte de aplicaciones como a los usuarios finales en el uso de sus equipos y la plataforma.
4. Roles involucrados
- Usuario Principal.
- Usuario Encargado.
- Funcionario Operador.
- Service Desk.
- Certificate.
- Product Process.
- Knowledge.
5. Descripción del Producto
Es una plataforma diseñada para brindarte total confianza y seguridad jurídica en la identificación y autenticación biométrica durante tus trámites notariales.
El producto Notarías 360° en su versión Móvil es una aplicación nativa la cual va instalada en los equipos del usuario final (Notarías), en donde se pueden realizar trámites o actos notariales a los comparecientes (ciudadanos) y tiene la opción de realizar la validación biométrica en línea de acuerdo al tipo de documento que posea (cédula de ciudadanía).
6. Requisitos del sistema
6.1. Características de los equipos donde se instala el aplicativo
Para que la plataforma funcione correctamente, solo necesitas cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
- Sistema Operativo: La versión de Android debe ser la última que se encuentre en el mercado o al menos dos versiones menos.
Dispositivo móvil Chainway C71 con captor biométrico integrado con las siguientes características:
| COMPONENTE | MÍNIMO | RECOMENDADO |
| Memoria RAM | 4 GB | 4 GB o superior |
| Red | 4G | 4G |
| Sistema Operativo | Android 11 | Android 13 |
| Cámara | 13 Mpx | 13 Mpx |
| Sensor | Óptico Morpho CBM-E3 | Óptico Morpho CBM-E3 |
6.2. Funcionalidades de la aplicación
La app móvil está pensada para que puedas gestionar tus trámites notariales tanto en la oficina como a domicilio, de manera práctica y segura.
No importa si eres Notario o Funcionario Operador: al iniciar sesión, vas a encontrar las mismas funcionalidades detalladas a continuación para que puedas operar la app de forma simple y clara.
6.2.1 Inicio de sesión
- Ingresa a la aplicación con tu usuario y contraseña y haz clic en “Iniciar sesión”.
-
Si los datos de inicio de sesión son correctos, la aplicación te pedirá validar el CAPTCHA. Solo haz clic en “Verificar” para avanzar.
-
Ingresa el código OTP de 6 dígitos para poder autenticarse en la aplicación, el cual llegará por SMS o al correo del usuario registrado.
-
Una vez completes la validación, podrás ingresar a la aplicación y comenzar a gestionar tus trámites sin inconvenientes.
6.2.2. Restablecer contraseña
- Si el correo que ingresaste no existe o no está registrado, verás un mensaje que indica “Intento fallido de Autenticación”.
- Si el correo que ingresaste está registrado pero la contraseña no es correcta, aparecerá un mensaje indicando “Contraseña incorrecta” para que puedas intentarlo nuevamente.
- Tienes hasta 5 intentos para ingresar correctamente tu contraseña. Si alcanzas este límite, aparecerá un mensaje indicando que tu cuenta estará bloqueada por 1 minuto.
- Si luego de desbloquear tu cuenta vuelves a ingresar la contraseña incorrecta, nuevamente aparecerá el mensaje “Contraseña incorrecta” para que puedas intentarlo otra vez.
- Si no recuerdas tu contraseña, simplemente haz clic en el enlace “Olvidé mi contraseña” para iniciar el proceso de recuperación.
- Ingresa tu correo electrónico y haz clic en “Enviar” para continuar con la recuperación de tu contraseña.
- Luego verás un mensaje confirmando que se ha enviado una notificación a tu correo registrado para restablecer la contraseña. Solo haz clic en “Aceptar” para continuar.
- Ingresa a tu correo (recuerda revisar también la bandeja de entrada y Spam) y busca la notificación “Recuperación de contraseña”. Luego, haz clic en “Crear contraseña” para continuar con el proceso.
- Se abrirá una ventana para que crees una nueva contraseña. Recuerda que debe tener al menos 8 caracteres, incluyendo una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Una vez la ingreses, haz clic en “Aceptar” para finalizar.
- ¡Listo! Te avisaremos cuando el cambio de contraseña se haya realizado con éxito. Solo haz clic en “Aceptar” para continuar.
- Después de restablecer tu contraseña, ya puedes ingresar normalmente con tu usuario y la nueva clave.
- Cuando inicies sesión nuevamente, ingresa tu usuario y la nueva contraseña ¡y ya podrás acceder normalmente a la aplicación!
- Al ingresar el código OTP y validarlo, accederás correctamente a la aplicación y verás la pantalla principal para empezar a gestionar tus trámites.
6.2.3. Módulo crear solicitud
- Después de iniciar sesión, selecciona “Crear trámite” en el menú para comenzar.
- Selecciona el trámite a realizar
- Indica la cantidad de comparecientes y completa los detalles del trámite.
- Si el trámite se realiza fuera de la Notaría, no olvides marcar la opción correspondiente y luego haz clic en “Crear trámite”.
- Elige el tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad o Permiso por Protección Temporal) según corresponda al trámite.
- Verifica que la información que ingresaste sea correcta, desplázate hacia arriba si es necesario y haz clic en “Siguiente” para continuar.
- Se visualizas una ventana con el tratamiento de datos (ATDP), realizar scroll y dar clic en “Aceptar”
- Si la persona que realiza el trámite no sabe o no puede firmar, simplemente marca la opción “El compareciente no sabe/puede firmar” y autoriza el tratamiento de datos para seguir adelante.
- Si la persona que realiza el trámite sabe firmar, solo tiene que hacerlo directamente en la pantalla del dispositivo C71. Luego, desplaza la pantalla hacia arriba y haz clic en “Siguiente” para continuar.
- Para capturar la foto, simplemente haz clic en “Tomar foto” y sigue las indicaciones de la pantalla.
- Al dar clic se abre la cámara posterior del dispositivo, realizar la captura de la foto y dar clic en el icono
- Desplaza la pantalla hacia arriba y haz clic en “Siguiente” para continuar con el proceso.
- Después de capturar la foto, la aplicación te guiará para tomar las huellas digitales. Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría, selecciona la opción "Trámite sin biometría", elegí el motivo y haz clic en “Siguiente” para continuar.
- Para realizar el trámite sin biometría deben estar registrados los nombres y apellidos del compareciente
- Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada dar clic en “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada”
- Seleccionar las huellas que no se pueden capturar y dar clic en “Siguiente”
- Si el aplicativo solicita capturar el índice derecho o el funcionario solicita capturar esa huella, se visualiza el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella”
- Para realizar la captura de huellas, dar clic en cada mano y se encenderá el biométrico que se encuentra en la parte posterior del C71, colocar la huella solicitada hasta que el biométrico se apague. Dar clic en “Siguiente”
- Se visualiza un pop-up cuando da como resultado (NO HIT) . Se debe dar clic en “Aceptar” y capturar nuevamente las huellas
- Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista
- Desplazar la pantalla hacia arriba y se visualiza el resultado de la validación biométrica. Dar clic en “Finalizar trámite”
- Se visualiza un pop-up informando que el trámite se ha creado exitosamente, Dar clic en “Aceptar” para iniciar un nuevo trámite
6.2.4. Funcionalidad multi – trámite
Esta función te permite crear varios trámites al mismo tiempo de manera ágil, copiando la información de los comparecientes en todos los trámites seleccionados. Cada trámite tendrá su propio código individual, pero además contará con un código de multi-trámite para que puedas consultarlos fácilmente en la aplicación.
6.2.4.1. Crear multi – trámite
- Luego de iniciar sesión, simplemente elige la opción “Crear solicitud” en el menú para comenzar.
- Haz clic en la opción “El compareciente realiza más de un trámite” para que actives fácilmente la función multi-trámite.
- Elige los tipos y la cantidad de trámites que necesitas realizar y haz clic en “Continuar” para avanzar fácilmente.
- Indica cuántos comparecientes participarán, marca la opción “Fuera del despacho” si corresponde y haz clic en “Ocultar detalle” para ver fácilmente todos los trámites que vas a gestionar.
- Haz clic en cada uno de los trámites, completa los campos solicitados (si aplica) y luego selecciona “Siguiente” para avanzar cómodamente.
- Completa los detalles de los demás trámites y, cuando termines, haz clic en “Crear trámite” para continuar fácilmente con el proceso.
- Seleccionar el tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Permiso por protección Temporal)
- Confirma que la información que ingresaste sea correcta, desliza la pantalla hacia arriba y haz clic en “Siguiente” para continuar sin inconvenientes.
- Aparecerá una ventana con la información sobre el tratamiento de datos (ATDP); haz clic en “Aceptar” para continuar. Recuerda que es necesario aceptar el ATDP para avanzar con el trámite.
- Si la persona que realiza el trámite no sabe o no puede firmar, solo marca la casilla “El compareciente no sabe/puede firmar” y autoriza el tratamiento de datos para continuar sin problemas.
- Si la persona que realiza el trámite sabe firmar, puede hacerlo directamente en la pantalla del dispositivo C71; luego, solo desplaza la pantalla hacia arriba y haz clic en “Siguiente” para continuar con facilidad.
- Para tomar la foto, simplemente haz clic en “Tomar foto” y sigue las indicaciones que aparecerán en pantalla.
- Cuando des clic, se activará la cámara posterior del dispositivo; toma la foto y luego pulsa el ícono para continuar fácilmente con el proceso.
- Luego de tomar la foto, desliza la pantalla hacia arriba y haz clic en “Siguiente” para continuar de manera sencilla.
- Después de tomar la foto, la aplicación te guiará para registrar las huellas digitales. Si la persona no puede realizar el trámite con biometría, simplemente marca la opción “Trámite sin biometría”, selecciona el motivo correspondiente y haz clic en “Siguiente” para continuar.
- Si la persona puede realizar el trámite con biometría, pero alguna de las huellas no puede ser capturada, simplemente haz clic en “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” para continuar de forma ágil.
- Selecciona las huellas que no sea posible capturar y haz clic en “Siguiente” para seguir avanzando sin complicaciones.
- Si la aplicación o el funcionario solicita capturar el índice derecho, verás un mensaje que te recomienda no usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario, elige otra huella para avanzar sin inconvenientes.
- Si la aplicación o el funcionario te solicita capturar el índice derecho, aparecerá un mensaje recomendando no usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si lo necesitas, puedes cambiar de huella para continuar sin inconvenientes.
- Se visualiza un pop-up cuando da como resultado (NO HIT) . Se debe dar clic en “Aceptar” y capturar nuevamente las huellas
- Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista
- Desliza la pantalla hacia arriba para ver el resultado de la validación biométrica y, cuando todo esté listo, haz clic en “Finalizar trámite” para completar el proceso fácilmente.
- Al finalizar el proceso, verás un mensaje confirmando que tu trámite se ha creado exitosamente. Haz clic en “Aceptar” y podrás iniciar un nuevo trámite cuando lo necesites.
6.4. Módulo listar trámite
- En este módulo puedes consultar de manera sencilla todos los trámites que ya han sido autorizados.
- Puedes hacer tu búsqueda fácilmente ingresando el número consecutivo del trámite o utilizando el “Filtro avanzado”.
- Para buscar un trámite por consecutivo, solo ingresa su número y, si el dato es correcto, la plataforma te mostrará de inmediato el trámite consultado.
- Haz clic en “Ver trámite” para consultar fácilmente el acta (pdf) del trámite que seleccionaste.
- También se puede realizar la búsqueda de trámites por la opción de “Filtro avanzado” ingresar la fecha, Nuip del operador, Nuip del compareciente, No de trámite o No de Multitrámite y dar clic en “Filtrar”
- La plataforma te mostrará los resultados de acuerdo a los filtros que hayas seleccionado, facilitando encontrar el trámite que buscas.
6.5. Módulo trámites pendientes por gestionar
- En esta pestaña puedes retomar de forma sencilla los trámites que quedaron pendientes por inconvenientes de la aplicación, internet u otros motivos.
- Al ingresar al módulo se visualizan dos pestañas “MIS TRÁMITES” son trámites pendientes del usuario que está logueado en la aplicación.
- Y “TRÁMITES NOTARÍA” son trámites pendientes de todos los usuarios de la Notaría.
- Para retomar el trámite dar clic en “Ver trámite” y continuar con el flujo normal del trámite y finalizarlo de manera correcta.
6.6. Módulo configuración
- En este módulo puedes personalizar fácilmente el funcionamiento y el comportamiento de la aplicación según tus necesidades.
- Al ingresar al módulo, puedes elegir fácilmente el formato de impresión que prefieras (carta o sticker) y personalizarlo según tus necesidades.
- Si el trámite se realiza con firma manual seleccionar ”Activar firma manual” y escribir el nombre de un Notario Titular o encargado. Si el trámite se realiza con firma autorizada se debe dejar desmarcada está opción.
- Después de realizada la configuración dar clic en “Guardar”, muestra un mensaje solicitando confirmar, dar clic en “Aceptar”.
7. Control de cambios
|
VERSIÓN |
FECHA |
DESCRIPCIÓN |
| 1 | 2023-01-22 | Creación del documento. |
| 2 | 2023-01-23 | Mejoras en la captura de la firma, visualización gráfica de la aplicación. |
| 3 | 2023-03-06 | Mejora en el botón Reconectar huella y solicitud de permisos. |
| 4 | 2024-09-23 | Mejora en la captura de huela. |
Documento de Olimpia - Uso PÚBLICO