Manual de usuario: Notaría 360 Aplicación Web Rol Operador

1. Objetivo

Brindar una guía clara y sencilla sobre el uso de Software Notaría 360 para apoyar de manera eficiente el proyecto en las notarías.

2. Requisitos del sistema

2.1. Características de los equipos donde se instala el aplicativo

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

1. Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM.
2. Procesador Core i5.
3. Disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico.

Nota: Te recomendamos tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión.

Si aún tienes equipos con sistemas operativos Windows 7, recuerda que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, al igual que Windows 8.1 que salió de soporte en enero de 2023, por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

3. Funcionalidades de la aplicación

3.1 Actualización de la versión

1. Al abrir la aplicación si se ha liberado una nueva versión del aplicativo, mostrará un mensaje (POP – UP) indicando que hay una nueva versión, debes dar clic en el botón “Actualizar ahora”:
   
2. Después de actualizar la versión aparecerá otro mensaje indicando que la aplicación está en la última versión:
   

3.2. Inicio de sesión

1. Ingresa a la aplicación con el usuario y contraseña:
2. Si los datos de ingreso son correctos, permitirá autenticarse en la aplicación:
3. Cuando el usuario se autentica, en la parte superior derecha muestra el nombre completo, en la parte inferior un banner con la versión, hora/fecha del sistema y el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos:

3.3. Restablecimiento de Contraseña

1. Si los datos de inicio de sesión no son correctos o el usuario olvido la contraseña, aparecerá un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos”, debes dar clic en el enlace “Olvide mi contraseña.”:
   
   
   
2. Digita el correo y da clic en “Restablecer contraseña”: 
   
3. Después aparecerá un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Da clic en “Aceptar”:
   
4. Debes ingresar a tu correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación con asunto “Recuperación de contraseña” y abrirla:
5. Da clic en el botón “Crear contraseña”:
   
6. Se abrirá una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Debes dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave:
   
   
   
7. Te notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Debes dar clic en “Aceptar”:
   
   
8. Después de restablecer la contraseña, podrás ingresar nuevamente:

3.4. Iniciar nuevo trámite

1. El funcionario operador debe Iniciar sesión y seleccionar la opción “Iniciar nuevo trámite” en el menú:
   
   
   
2. Selecciona el trámite a realizar, diligencia la información solicitada (cantidad de comparecientes y detalles) y da clic en “Crear trámite”:
   
   
   
3. Selecciona el tipo de documento y digita los datos del compareciente:
   
   
4. Si el compareciente no sabe o no puede firmar, marca el cuadro ✓ que aparece en la imagen “El compareciente no sabe/puede firmar” y da clic en “Autoriza”:
   
   
5. Si el compareciente sabe firmar, en el pad de firmas (Wacom) debes presionar “Autorizo”, realizar la firma y presionar el botón “Aceptar”:
   
   
6. Verifica los datos del compareciente, captura de la firma y da clic en “Siguiente:
   
   
7. Si el compareciente no acepta el ATDP o no captura la firma, después de 1 minuto (agente desactualizado) aparecerá el mensaje “Ha excedido el tiempo para la captura de firma”:
   
   
   
8. Si el compareciente no acepta el ATDP, aparecerá el mensaje “El ciudadano no ha aceptado el tratamiento de datos”. Da clic en “Capturar firma” y aceptar el ATDP:
   
   
9. Si el servicio Reconoser está detenido aparecerá el mensaje “Ocurrió un error con el servicio Reconoser”. Reiniciar el ServicioReconoser e intentar nuevamente:
   
   
10. Si la Wacom (pad de firmas) no está conectada aparecerá el mensaje “Dispositivo no encontrado”, verifica la conexión del dispositivo, da clic en “Capturar firma” e intentar nuevamente:
    
    
    
11. Realiza la captura de la foto (aparecerá un recuadro para una mejor ubicación del rostro): 
    
    
    
12. Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría (captura de huellas), marca ✓ la opción “Trámite sin biometría”, selecciona el motivo y da clic en “Siguiente”: 
    
    
    
13. Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada da clic en el enlace “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” y marca los dedos que no se pueden capturar:
    
    
14. Si el aplicativo solicita el índice derecho o el funcionario solicita capturar esta huella, aparecerá el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella”:
    
    
15. Cuando el biométrico no detecta la huella aparece el signo de admiración (!). Repite el procedimiento hasta que sea exitoso:
    
16. Al realizar la captura de huellas da clic en el botón “Siguiente”:
    
17. Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista, da clic en “Siguiente” para finalizar el trámite:
    
18. Si da como resultado (NO HIT) en el resumen indica con una equis roja en cada uno de los dedos. Se debe dar clic al botón “Anterior” y capturar nuevamente las huellas: 
    
19. Da clic en el botón “Finalizar” y arrojará un mensaje (POP – UP) indicando que el compareciente ha sido agregado exitosamente: 
    

3.5. Reanudar trámite

1. Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.
   
   
   
2. Para buscar el trámite debes dar clic al botón de filtrar y aparecerán dos resultados:
   • Mis trámites: busca trámites por el usuario que está logueado.
   • Trámites Notaría: busca trámites realizados por toda la Notaría.
     
     
     
3. A continuación, lista los resultados según el filtro seleccionado, da doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa:
   

3.6. Trámites autorizados

Después de autorizar el trámite lo podrás visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). A continuación encontrarás las instrucciones para actualizar el estado del trámite:

1. Para actualizar el estado da clic en el botón “Refrescar”:
   
2. Da doble clic sobre el trámite a consultar:
   
3. Al abrir el documento podrás visualizar el acta, donde tendrás la opción de realizar la descarga y/o impresión del documento:
   

3.7. Búsqueda por filtros

En la pestaña de “Autorizados” o “Rechazados” puedes realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, sigue los siguientes pasos:

1. Debes dar clic en el icono de filtro ubicado en el costado superior derecho:
   
   
2. Diligencia los campos según sea requerido y da clic en el botón “Buscar”:

3.8. Módulo configuración

Desde este módulo se realiza la configuración para la impresión de las actas en formato carta o sticker, sigue los siguientes pasos: 

1. En el módulo configuración selecciona el formato de impresión deseado:
2. Selecciona la opción de firma manual y asigna un Notario Titular o encargado:
   
   
3. Configura la opción de “No usar la wacom de firma”, si se selecciona la opción de “No usar tableta de firma (1)” se marcará automáticamente la opción “Mostrar ATDP en la ventana de aplicación (2)”:
   
   
4. Configura el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con la pistola:
   

3.9. Configuración del escáner

1. Selecciona la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrará la siguiente imagen. Si el escáner está instalado debes dar clic en el botón de actualizar:
   
   
2. Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar ✓ la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”:
   
   
3. Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles” se recomienda seleccionar 400:

Nota: Recuerda que después de realizar una nueva configuración debes dar clic en el botón “Guardar Cambios”.

Control de versiones del documento

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