Manual De Usuario Portal Mis Pagarés

1. OBJETIVO

Este documento tiene como objetivo guiarte en el uso del Portal de Mis Pagarés.

2. INTRODUCCIÓN

Este documento está aquí para hacerte la vida más sencilla al interactuar con la plataforma Mis Pagarés y los servicios de OLIMPIA IT. Estamos aquí para echarte una mano con la solicitud de validación de datos del cliente usando el servicio ANI, la aprobación del tratamiento de datos públicos ATDP, el proceso de validación, la firma de PAGARÉS y la recepción de archivos en formato pdf. Además, aquí encontrarás los contratos de servicio que se aplican a este proceso.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MIS PAGARÉS

3.1. Portal Mis Pagarés

Para acceder al portal de Mis Pagarés, solo necesitas abrir tu navegador y dirigirte a esta URL: http://portalmispagarespre.olimpiait.com/. Luego, ingresa con el usuario y contraseña que te proporcionó el administrador del sistema. ¡Así de fácil!

3.2. Módulo inicial

¡Bienvenido al sistema! Aquí encontrarás información importante como el total de pagarés, el total de endosos y otros datos generales que te serán de utilidad.

3.3. Módulo clientes

En este módulo se despliega la información de los clientes integradores. Aquí podrás ver y editar la información de los clientes integradores de manera sencilla.

3.3.1.    Crear Cliente

Para añadir un nuevo cliente, simplemente haz clic en el botón "Crear Cliente" que encontrarás en la parte superior izquierda.

3.3.2. Editar cliente

Para ver la información de un cliente, solo haz clic en los tres puntitos a la derecha y elige la opción “Editar”:

Luego, aparecerá una ventana con toda la información del cliente.

3.3.3. Buscar cliente

Para encontrar lo que buscas en el módulo de clientes, simplemente elige el filtro de Razón social e Identificación y luego haz clic en Buscar.

3.4. Módulo comercios

Aquí encontrarás toda la información sobre los comercios afiliados al integrador. Desde este módulo, podrás ver y editar fácilmente los detalles de estos comercios.

 

3.4.1. Crear Comercio

Para añadir un nuevo comercio, haz clic en el botón "Crear Comercio" que encontrarás en la parte superior izquierda. Completa toda la información que te pide el sistema y, al final, solo presiona "Guardar".

Al crear el comercio este se mostrará en la parte superior del listado del módulo de comercios.

3.4.2. Ver Comercio

Para ver la información de un comercio, simplemente haz clic en los tres puntitos a la derecha y elige la opción “Ver”.

A continuación, se desplegará una ventana con la información del comercio:

3.4.3. Crear Certificado Digital

Para configurar un certificado digital, solo tienes que hacer clic en el botón “Adquirir Firma Digital”, que encontrarás al final del módulo “Ver Comercio”.

Aparecerá una ventana donde podrás completar la información solicitada y, al terminar, solo tienes que hacer clic en el botón “Guardar”.

Al guardar el certificado este se mostrará en el módulo “Ver Comercio”.

3.4.4. Editar Comercio

Si necesitas cambiar la información de un comercio, haz clic en los tres puntitos a la derecha y elige la opción “Editar”.

Aparecerá una ventana donde podrás editar la información del comercio. Para terminar, solo tienes que hacer clic en el botón “Guardar”.

En la pantalla de comercios se mostrará un mensaje confirmando la actualización.

3.5. Módulo plantillas

En este módulo podrás crear y ver las plantillas que un comercio puede usar.

3.5.1. Crear una plantilla

Para realizar la creación de una plantilla, haz clic en el botón “Crear Plantilla”.

Se abrirá una ventana donde debes registrar los siguientes datos:

• Tipo de Plantilla: Selecciona el tipo de plantilla a crear.
• Id API Externa: Ingresa el código de identificación de la plantilla en Mi Firma.
• Nombre Plantilla: Digita el nombre que se le quiere dar a la plantilla.
• Cantidad Páginas: Escribe el número de páginas que tiene la plantilla.

Para finalizar haz clic en “Guardar” y visualizarás la plantilla en el módulo inicial de Plantillas.

3.6. Módulo usuarios

En este módulo puedes crear, configurar y gestionar a los usuarios del portal de manera sencilla.

3.6.1. Crear usuario

Para añadir un nuevo usuario, haz clic en el botón “Crear Usuario” que encontrarás en la esquina superior izquierda.

Se abrirá una ventana, en la cual se tiene que diligenciar la información solicitada.

En el caso del Rol de usuarios:

• Cliente o Representante Legal: Usuario para el cliente, el cliente debe ser Representante Legal.
• Administrador: Usuario para el cliente, es el administrador del sistema (Comercio).
• BackOffice: Usuario para el cliente, es el ayudante del administrador.
• Facturación: Este usuario, solo tiene acceso a Reportes, sirve para generar informes de este módulo.
• Soporte: Es un rol interno, utilizado por los usuarios de Olimpia.
• Fondeador: Es un rol especial para los PA, se usa para realizar endosos.

Para terminar, solo haz clic en el botón “Guardar”. Verás un mensaje de confirmación, simplemente presiona “Aceptar”.

Para finalizar se debe dar clic en “Guardar” y visualizarás el usuario enlistado en el módulo inicial de Usuario.

3.6.1.1. Editar Comercio

Permisos para cada rol de los usuarios en Mis Pagares:

3.6.2. Ver usuario

Para ver la información de un usuario, haz clic en los tres puntitos a la derecha y elige la opción “Ver”.

Se mostrará la información del usuario.

3.6.3. Editar Usuario

Para editar la información de un usuario, haz clic en los tres puntitos a la derecha y elige la opción “Editar”.

Se mostrará una ventana con la información del usuario. Al finalizar la edición debes dar clic en el botón “Guardar”.

3.7. Módulo integración

En este módulo, puedes consultar fácilmente los datos necesarios para integrar con el API del portal.

3.8. Módulo procesos

Desde este módulo puedes visualizar los procesos iniciados. Es posible consultar la trazabilidad de cada uno de los procesos.

3.8.1. Consulta Transacciones

Para consultar las transacciones que se han realizado en cada uno de los procesos, debes dar clic en el botón azul ubicado a la derecha de cada registro.

Podrás ver una ventana con todos los detalles de las transacciones realizadas.

3.9. Módulo pagarés

En este módulo, puedes echar un vistazo a las pestañas de Pagarés que han sido firmados, endosados, diligenciados y cancelados.

3.9.1. Pestaña pagarés firmados

En la pestaña "Firmados", podrás echar un vistazo a los pagarés que ya se han firmado. Aquí puedes hacer cosas como verlos, diligenciarlos, descargar el certificado de Anotación Electrónica, endosar los pagarés y cancelar los que estén registrados en este comercio.

3.9.2. Pestaña pagarés endosados

En la pestaña "Endosados", puedes echar un vistazo a los pagarés que ya han sido endosados. Aquí puedes hacer acciones como verlos, diligenciarlos, descargar el certificado de Anotación Electrónica, endosar más pagarés y cancelar los que estén registrados en este comercio.

3.9.3. Pestaña pagarés diligenciados

Desde la pestaña “Diligenciados” podrás visualizar los pagarés que se han diligenciados desde las acciones propias del pagaré. Se pueden realizar acciones como ver el pagaré, ver y descargar el Certificado AE.

3.9.4. Pestaña pagarés cancelados

Desde la pestaña “Cancelados” podrás visualizar los pagarés que se han cancelado. Se pueden realizar acciones como ver el pagaré, ver y descargar el Certificado AE.

3.9.5. Ver pagaré

Para poder visualizar un pagaré cancelado debes dar clic en los tres puntos de la derecha y seleccionar la acción “Ver”.

Podrás ver el pagaré firmado. Si quieres guardar el documento en PDF en tu equipo, solo tienes que hacer clic en el botón “Descargar”.

3.9.6. Diligenciar pagaré

Para diligenciar un pagaré es necesario dar clic en los tres puntos de la derecha y seleccionar la acción “Diligenciar”.

NOTA: El diligenciamiento del pagaré, se realiza por medio de la plataforma de Mi Firma. Verás un módulo donde podrás completar el documento, y en el lado izquierdo encontrarás dos tipos de campos: Fecha y Texto.

NOTA: No hay un límite para las anotaciones, pero asegúrate de incluir al menos un campo de anotación de "Texto".

Para finalizar el diligenciamiento debes dar clic en el botón “Diligenciar” y en “Aceptar” para confirmar la acción.

El pagaré se desplegará en la pestaña “Diligenciados”:

3.9.7. Ver certificado de anotación electrónica

Para consultar el certificado de anotación electrónica debe dar clic en los tres puntos de la derecha de un pagaré cancelado y seleccionar la acción “Certificado AE”.

Se mostrará una ventana con el Certificado de Anotación Electrónica el cual registra toda la información de carácter legal sobre el pagaré consultado. Si deseas podrás descargar el certificado AE dando clic en el botón “Descargar”.

Indica donde se almacenará el documento e inmediatamente iniciará la descarga en formato PDF.

NOTA: Si descargas el certificado de AE, puedes validar la Firma digital, y validar la copia del pagaré.

3.9.8. Endosar pagaré

Para endosar un pagaré debes dar clic en los tres puntos de la derecha y seleccionar la acción “Endosar”.

Selecciona el comercio al cual se va a endosar:

Secciona el tipo de endoso:

Una vez que hayas elegido todas las opciones, simplemente haz clic en “Endosar” y confirma la operación presionando “Aceptar”.

Al finalizar el endoso se mostrará un mensaje confirmando la acción:

Después de esto, el comercio que recibe el endoso tiene que dirigirse al Módulo de Endosos. Allí verá el endoso en proceso, esperando a que lo aceptes o rechaces. Solo elige la acción que prefieras desde los tres puntitos a la derecha:

Al aceptar el endoso se debe confirmar la acción dando clic en “Aceptar”.

Podrás ver el endoso recibido en la pestaña “Mis Endosos” del Módulo de Endosos.

3.9.8.1. Certificado de Endoso Unitario

El sistema puede generar un certificado unitario de endoso, en donde se registra la transacción de endoso que se ha realizado sobre un pagaré. Para poderlo generar da clic en los tres puntos ubicados a la derecha del pagaré y selecciona la opción “Certificado Endoso Unitario”.

Se mostrará una ventana con el documento. Si deseas se puede descargar dando clic en el botón “Descargar”.

3.9.8.2. Certificado de anotación electrónica

Igualmente se podrá consultar el Certificado de Anotación Electrónica dando clic en los tres puntos y seleccionando la opción “Certificado AE”.

Podrás seguir los mismos pasos descritos en el apartado 3.9.7. Ver certificado de anotación electrónica.

3.9.9. Cancelar pagaré

Para cancelar un pagaré da clic en los tres puntos de la derecha y selecciona la acción “Cancelar”.

Aparecerá una ventana donde podrás elegir el motivo de la cancelación y escribir una breve descripción. Para terminar, solo haz clic en el botón “Cancelar Pagaré”.

Confirma la cancelación.

Al ser cancelado el pagaré, este será desplegado en la pestaña “Anulados”.

3.10. Módulo endosos

En este módulo, puedes echar un vistazo a los diferentes tipos de procesos con endosos, como Mis Endosos, Recibidos, En proceso, Rechazados, Cancelado y el Historial.

3.10.1. Bandeja endosos

Desde este módulo se pueden visualizar todas las transacciones que se han realizado con los endosos.

NOTA: Por favor, si vas a realizar una consulta diferente al filtro que seleccionaste, asegúrate de limpiar la consulta, para mayor efectividad de la búsqueda.

3.10.1.1. Pestaña mis endosos

En esta pestaña se puede visualizar los endosos que se han recibido y aceptado de otros comercios.

3.10.1.2. Pestaña recibidos

En esta pestaña se puede visualizar los endosos que se han recibido de otros comercios y aún no se han aceptado o rechazado.

3.10.1.3. Pestaña en proceso

En esta pestaña se puede visualizar los pagarés que se han endosado a otros comercios y aun no se han aceptado o rechazado por parte de ellos.

NOTA: Si ya enviaste un endoso, y deseas cancelar el envió, solo da clic en el botón cancelar, ingresa el motivo y se cancela en envío del endoso. 

3.10.1.4. Pestaña rechazados

En esta pestaña puedes visualizar los endosos que se han rechazado.

3.10.1.5. Pestaña cancelados

En esta pestaña puedes visualizar todos los endosos cancelados, es decir, endosos que enviaste a otro comercio, pero se cancelan, antes de ser aceptados o rechazados, por el otro comercio.

3.10.1.6. Pestaña historial

En esta pestaña se puede visualizar el historial de todos los endosos realizados, recibidos y rechazados.

NOTAS:

• Cuando veas la fecha de la última actualización, aparecerá la fecha en que se hizo la última modificación del endoso, pero se mostrará en el orden en que se envió originalmente (Fecha de creación del endoso).
• Puedes realizar filtros por los diferentes flujos, para validar la información

3.10.2. Aceptación masiva / Rechazo masivo

En este módulo, puedes gestionar de manera sencilla las aceptaciones o rechazos masivos de los endosos que has recibido.

3.10.2.1. Pestaña historial

1. Elige el tipo de filtro que prefieras para realizar una Aceptación Masiva:
   
   • Identificación del Deudor.
   • Empresa Origen.
   • Tipo de Endoso:
     • En propiedad con Responsabilidad.
     • En propiedad sin Responsabilidad.
     • En Garantía.
     • En Procuración.
   • Fecha creación

   

   NOTAS:

   • Asegúrate de escribir el nombre completo de la Empresa Origen.
   • La fecha de Creación, es la fecha en que se creó el endoso.
   
   
   
2. Selecciona uno o más de los endosos recibidos.
   
3. Da clic en el botón verde de Aceptar.
   
4. Da clic en aceptar, si estás seguro de Aceptar los endosos
   
5. Se muestra mensaje de aceptación de endoso.
   
   
   NOTA: Cada que aceptes o rechaces un endoso, el portal volverá a la página inicial. (Es necesario repetir la consulta si planeas aceptar o rechazar un endoso nuevamente). 
6. Valida el detalle, del estado del endoso.
   
   
   

   NOTA: Existen dos posibles estados para un endoso: Endosado (cuando el proceso de endoso se ha completado con éxito) y Rechazado (cuando el proceso de endoso no ha sido aceptado).

3.10.2.2. Rechazo masivo

1. Selecciona el tipo de filtro, por el cual vas hacer el Rechazo Masivo:
   
   • Identificación del Deudor.
   • Empresa Origen.
   • Tipo de Endoso.
     • En propiedad con Responsabilidad.
     • En propiedad sin Responsabilidad.
     • En Garantía.
     • En Procuración.
   • Fecha creación.

   

   NOTAS:

   • La Empresa Origen, debe ir con el nombre completo.
   • La fecha de Creación, es la fecha en que se creó el endoso.
   
   
   
2. Selecciona uno o más de los endosos recibidos.
   
3. Da clic en el botón Rojo de Rechazar.
   
4. Indica el motivo por el cual se van a rechazar los endosos.
   
5. Nuevamente da clic en el botón rojo de rechazar, una vez finalice la observación realizada.
   
6. Aceptas si estás seguro de rechazar los endosos.
   
7. Se muestra mensaje de Rechazo del endoso.
   
   
   
   

   NOTA: Cada que aceptes o rechaces un endoso, volverá a la página inicial. (Se tiene que volver a realizar la consulta, por si se va a volver a aceptar o rechazar un endoso).

8. Valida el detalle, del estado del endoso.
   
   
   

   NOTA: Existen dos posibles estados para un endoso: Endosado (cuando el proceso de endoso se ha completado con éxito) y Rechazado (cuando el proceso de endoso no ha sido aceptado).

3.10.3. Endoso masivo por multicomercio

En este módulo, puedes hacer endosos de manera masiva usando un archivo de Excel. Solo necesitas completarlo, cargarlo al módulo y ¡listo, endosado!

3.10.3.1. Descarga de plantilla

Selecciona la opción de ¿Cómo generar el archivo de Excel?, da clic en la opción de descargar.

Abre el archivo Excel que se descargó, completa los campos, ingresando la información “PagareSerial” y “IdComercio”, de los documentos que se desean enviar de forma masiva:

Nota: Para saber cuáles son los Id comercios, en la opción de reportes selecciona la opción de “reportes comercios”.

Una vez completada la información del paso anterior, guardas el documento y haz clic en subir archivo:

3.10.3.2. Tipo de endosos

Elige el tipo de endoso que deseas realizar:

3.10.3.3. Continuar

Por último, da clic en endosar, se vera la información de los endosos exitosos y con error:

Nota: En el resumen del endoso, verás dos opciones: "proceso exitoso" y "proceso con error", junto con la cantidad de endosos que salieron bien y los que tuvieron algún problema, además de la opción para descargar los detalles.

3.10.4. Endoso masivo por comercio

En este módulo, puedes hacer endosos de manera masiva utilizando un archivo de Excel. Solo necesitas completarlo, cargarlo al módulo y ¡listo, endosado!

 

3.10.4.1. Descarga de plantillas

Selecciona la opción de ¿Cómo generar el archivo de Excel?, da clic en la opción de descargar:

Abre el archivo Excel que se descargó, completa los campos, ingresando la información “IdProcesoClienteExterno”, de los pagares que se desean endosar de forma masiva:

NOTA: Este proceso masivo, permite endosar un máximo de 500 pagares (Ingreso de máximo 500 IdProcesoClienteExterno).

Una vez completada la información del paso anterior, guardas el documento y haz clic en subir archivo:

3.10.4.2. Tipo endoso

3.10.4.2.1. Seleccionar el tipo de endoso

Selecciona el tipo de endoso que se va a realizar:

• En propiedad con responsabilidad.
• En propiedad sin responsabilidad.
• En garantía.
• En procuración.

3.10.4.2.2. Seleccionar comercio destinatario

Selecciona el comercio destinatario:

NOTA: El comercio destinatario desde ser un comercio que haga parte del integrador, para poder realizar el endoso.

3.10.4.3. Continuar

Finalmente, haz clic en endosar y podrás ver la información de los endosos que salieron bien y aquellos que tuvieron algún inconveniente.

Nota: En el resumen del endoso, verás dos opciones: "proceso exitoso" y "proceso con error", junto con la cantidad de endosos que salieron bien y los que tuvieron algún problema. Para revisar cuáles pagarés fueron exitosos o tuvieron errores, simplemente haz clic en "descargar detalles" en las acciones.

3.11. Módulo reportes

En este módulo, puedes generar reportes de endosos, pagarés (firmados, endosados, diligenciados y cancelados), CAE y comercios con toda la información sobre pagarés, endosos, cancelaciones, diligenciamientos, ¡y más!

3.12. Módulo descarga masiva

Desde este módulo puedes descargar de forma masiva los pagarés que estén firmado.

3.12.1. Instrucciones

Lee las instrucciones, para seguir el paso a paso y poder descargar de forma masiva los documentos:

1. Descarga la plantilla que te damos en el primer paso de las instrucciones.
   

2. Diligencia la información necesaria (solo completa la columna con los seriales de los pagarés, ¡y recuerda que los seriales no deben tener espacios!).

    

    

   
   

   Nota: Solo permite el ingreso de Máximo 300 seriales, por archivo.

3. Guarda la plantilla, y que sea en formato .XLSX.
   
4. Sube el archivo diligenciado y guardado.
   
5. Espera que el proceso de Descarga Masiva, guarde los documentos.
   
6. En los procesos de Descarga podrás ver fácilmente el estado en que esta el proceso de descarga Masiva.
   
   
   

   Nota: Para descargar el archivo, debes esperar mínimo 3 minutos.

7. Si hay alguna novedad en los documentos, podrás ver todos los detalles haciendo clic en "ver novedad".

   
   
8. Una vez finalizada, descarga el documento.
   
   
   
   

   
   Nota: Solo puedes descargar el archivo una sola vez

3.13. Módulo soporte

En este módulo, puedes acceder a todos los documentos de ayuda y soporte del portal Mis Pagarés.

 

3.14. Módulo perfil

En este módulo, puedes ver la información del perfil con el que iniciaste sesión, junto con los datos generales del integrador y el comercio en el que estás conectado en el Portal.

3.15. Cerrar sesión

Para cerrar la sesión, simplemente haz clic en el botón que encontrarás en la esquina inferior izquierda del portal.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA

4.1. Servidor

Como el sistema no maneja grandes volúmenes de información, es perfectamente factible que el Application Server y el Database Server compartan el mismo servidor. A continuación, te mostramos los detalles de cada uno de estos servidores.

5. CONTROL DE CAMBIOS

 

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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