Manual interno: Instalación Notaría 360 Aplicación Windows

1. Introducción

1.1. Propósito

El objetivo del presente documento es explicar el proceso de uso del Software Notaría en la versión Windows

1.2. Público destinatario

Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.

Roles Involucrados

• Notario Principal.
• Notario Encargado.
• Funcionario Operador.
• Equipos específicos de OlimpIA.

2. Descripción del Producto

Es una plataforma que permite garantizar la seguridad jurídica en el servicio de identificación y autenticación biométrica en los trámites notariales.

El producto Notarías 360° en su versión Windows es una aplicación de escritorio la cual va instalada en los equipos del usuario final (Notarías), en donde se pueden realizar trámites o actos notariales a los comparecientes (ciudadanos) y tiene la opción de realizar la validación biométrica en línea de acuerdo al tipo de documento que posea (cédula de ciudadanía).

3. Requisitos del Sistema

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

• Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM.
• Procesador Core i5
• Disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 y 8.1 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

4. Instalación

1. Descomprimir y extraer los archivos de la carpeta de instalación.
   
   
2. Ejecutar como administrador el archivo ejecutable.
   
   
3. Se inicia el asistente de instalación. Dar clic en “Next”.
   
   
4. Aceptar los términos y condiciones del servicio Dar clic en “Next”.
   
   
5. Dar clic en “Install”.
   
   
6. Esperar a que se termine de realizar la instalación del software y cerrar la ventana de instalación dando clic en “Finish”.
   
   
7. Ingresa al menú de inicio tu ordenador y busca la aplicación para validar que este instalada correctamente. Dar clic en el icono “Aplicación de notarías”.
   
   
8. En este momento el software está correctamente instalado y podemos iniciar sesión con usuario y contraseña previamente registrado.
   
   

5. Actualización de la Versión

1. Abrir la aplicación e iniciar sesión con usuario y contraseña.
   
   
2. Si se ha liberado una nueva versión, mostrará un POP – UP indicando que está “Buscando actualizaciones”. Se debe esperar a que realice la descarga.
   
   
3. Al descargar la actualización se inicia el proceso de instalación de forma automática.
   
   
4. Al finalizar se cierra la aplicación, se debe ejecutar nuevamente desde el menú de inicio e iniciar sesión.
   
   

6. Inicio de sesión

1. Ingresar a la aplicación con el usuario y contraseña.
   
   
2. Si los datos de ingreso son correctos permite autenticarse en la aplicación.
   
   
3. Cuando el Usuario se autentica, en la parte inferior izquierda muestra el nombre completo y la oficina, adicional un banner con la versión, el estado de los dispositivos y el estado de la conexión a internet.
   
   

7. Restablecer contraseña

1. Si el correo no existe o es un usuario que no está registrado muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos”:
   
   
2. Si el usuario (correo) está registrado pero la contraseña es incorrecta muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”:
   
   
3. El Usuario tiene hasta 5 intentos para ingresar correctamente la contraseña, al 5º intento muestra un mensaje “Usuario bloqueado espera un minuto:
   
   
4. Si después de desbloquear el usuario el Usuario vuelve a ingresar la contraseña incorrectamente, muestra nuevamente el mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”:
   
   
5. Si el Usuario no recuerda la contraseña dar clic en el enlace “Olvidé mi contraseña”:
   
   
6. Digitar el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”. Si el correo no existe muestra el mensaje “Usuario no se encuentra registrado”:
   
   
7. Si el usuario se encuentra registrado muestra un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Dar clic en “Aceptar”:
   
   
8. El usuario debe ingresar a su correo, en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación “Recuperación de contraseña” y dar clic en “Crear contraseña”:
   
   
9. Se abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave:
   
   
10. Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”:
    
    
11. Después de restablecer la contraseña el Usuario puede ingresar con su usuario y su nueva contraseña:
    
    
12. Al iniciar sesión muestra el home de la aplicación en donde el Usuario tiene la opción de configurar la firma, crear usuarios, realizar trámites, acceder a los trámites autorizados, pendientes o rechazados:
    
    

8. Control de Cambios

9. Propiedad de Olimpia

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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